Opsætning af Internet Explorer
Browseren skal opsættes til at den godkender sider fra denne adresse (”Websteder, du har tillid til”) og pop-up winduer fra denne siden skal være tillladt.
Dette indstilles i browserens internetindstillinger (se nedenfor). Hvis du ikke har adgang til dette må du kontakte din system administrator.
Websteder du har tillid til opsættes her:



Tillad pop-up-vinduer opsættes sådan:

Startside
Startsiden kan tilpasses jeres virksomhed ved at lave en ny html-side. Kontakt jeres systemadministrator.

Kom godt i gang
Når portalen er installeret skal følgende tiltag iværksættes inden brugere kan tilgå portalen.
Startsiden skal tilpasses kundens layout.
Lønarter skal oprettes og evt. dimensioner 1-3 og kombinationer skal oprettes og løbende vedligeholdes.
Derefter skal brugere og medarbejdere importeres eller oprettes manuelt med angivelse af ledere/godkendere sekretærer m.m
Så er man klar til registering !!!!

Funktionstaster
Gem og Ny                                        Ctrl+Shift+S
Gem og Luk                                       Ctrl+Alt+S
Gem                                                   Ctrl+S
Fortryd                                              Escape
Refresh                                             Ctrl+F5
OK                                                     Ctrl+O
Send                                                  Ctrl+E (ved meddelelser)
Skift adgangskode                            Ctrl+P
Log af                                                Ctrl+L
Hjælp                                                 F1
Delete                                                Ctrl+Delete
Kopi                                                   Ctrl+C
Flyt                                                    Ctrl+M
Rens                                                  Ctrl+X
Søg                                                    Ctrl+F
Ny post                                              Ctrl+N

Datoformater
dd-mm-åååå

dd                  = dag med et eller 2 cifre f.eks. 1 eller 08

mm                = måned med et eller 2 cifre f.eks. 1 eller 08

åååå               = år med 2 eller 4 cifre f.eks. 05 eller 2007

 

bindestreg ’-’ kan erstattes med mellemrum ’ ’, punktum  ’.’ eller skråstreg ’/’.


Persondata
En personlig side for den enkelte medarbejder hvor medarbejderen selv kan vedligeholde nedenstående oplysninger.

Felter

Lønid                                                 Medarbejderens lønid i virksomhedens lønsystem.
                                                          Kan ikke vedligeholdes af medarbejderen

Initialer                                               Medarbejderens initialer.
Billede                                                Billede af medarbejderen
                                                          Kan kun indlægges hvis man har adgang til medarbejderformularen.

Fornavn                                             Medarbejderens fornavn.

Efternavn                                          Medarbejderens efternavn.

Gade                                                 Medarbejderens gade i adressen.

Postnummer                                      Medarbejderens postnummer i adressen.

Land                                                  Medarbejderen bopælsland.

Telefon                                              Medarbejderens telefonnummer i virksomheden (vises på telefonoversigt.)

Mobiltelefon                                       Medarbejderens telefonnummer i virksomheden (vises på telefonoversigt).

E-mail                                                 Medarbejderens e-mail i virksomheden eller privat.
                                                          Denne e-mail benyttes ved afsendelse af meddelelser fra portalen og i de tilfælde hvor brugeren har glemt sin adgangskode da sendes den til denne e-mailadresse.

Udbetaling                                         Udbetalingsfrekvens månedsvis eller 14 dage.

Bank reg. Nr                                      Medarbejderens bankregistreringsnummer hvor løn udbetalingen skal finde sted til.

Kontonummer                                    Medarbejderens kontonummer hvor løn udbetalingen skal finde sted til.

Trækpct                                             Medarbejderens trækpct.

Pensionsbidrag                                 Medarbejderens pensionsbidrag (egen andel) angives i pct.

Firmaklub                                           Medarbejderens deltagelse i Firmaklub.

PC ordning                                         Medarbejderens deltagelse i PC ordning.

ESSP ordning                                    Medarbejderens deltagelse i ESSP ordning.

Fitness ordning                                 Medarbejderens deltagelse i Fitness ordning.

Kantineordning                                  Medarbejderens deltagelse i Kantineordning.

Sekretær                                           Medarbejderens sekretær.
                                                          En sekretær kan registrere poster for de medarbejdere hvorpå der er angivet denne medarbejder som sekretær.

Godkender                                        Medarbejderens godkender af de lønarter der skal godkendes.
                                                          Kan ikke vedligeholdes af medarbejderen selv med mindre brugeren har adgang til medarbejderformularen..

Leder                                                 Medarbejderens leder.
Lederen er den eneste der kan registrere poster på de lønarter der er afkrydset med :  ”Kan kun registreres af ledere”.
Kan ikke vedligeholdes af medarbejderen selv med mindre brugeren har adgang til medarbejderformularen.

Stedfortræder                                   Medarbejderens stedfortræder.
                                                          Når en medarbejder er angivet som stedfortræder vil denne medarbejder i menuen få tildelt et ekstra menupunkt med overskriften ”Kør som…”. Neden for ”Kør som” vil blive vist de medarbejdere som medarbejderen er stedfortræderen for. Når man aktiverer en af de medarbejdere man er stedfortræder for åbnes et nyt vindue som omfatter sekretær- og godkendelsesfunktionerne for de medarbejdere som medarbejderen man er stedfortræder for er leder, godkender eller sekretær for samtidig kan man se løndata (historik) for de medarbejdere som medarbejderen man er stedfortræder for er leder, godkender eller sekretær for.

Registrering
Brug denne side til at lave dine registeringer i de viste kategorier. Du aktiverer blot en af knapperne og formularen er klar til registrering indenfor denne kategori.
Når du gemmer en registering vil oversigten få sat et filter på den dato du registrerer på.
Oversigten vil vise alle de registeringer du har foretaget og som endnu ikke er overført til løndata (historik).
Oversigten viser alle kategorierne. Ikke alle felter er repræsenteret i oversigten. Data der ikke er vist i oversigten kan vises via info ikonet i oversigten.

Felter i oversigten:

Marker                                               Markerer posten til en aktion (send til godkendelse, slet., kopier…, flyt til…)
Rediger                                              Åbner poster til redigering
Status                                                Viser status for posten (registreret (hvid), sendt til godkendelse (gul), godkendt (grøn), afvist (rød).
Info                                                    Viser alle data til en post/registrering
Dato                                                   Dato for posten (for fravær vises startdatoen)
Lønart                                                Lønarten for posten
Dimension1                                        Dimension 1 fra posten
Tekst                                                 Tekst til posten
Antal                                                  Antal pr. kategori : Time/antal,  Fravær/timer, Km-penge/km, Diæter/timer, Godtgørelser/beløb, Udlæg/beløb.


Timer

Dato                                                   Angivelse af den dato timerne er blevet afholdt på.

Lønart                                                Angivelse af time lønart

Dimension 1                                       Angivelse af dimension1 (eks. projekt)

Dimension 2                                       Angivelse af dimension 2 (underdimension til dimension 1 – eks. aktivitet)

Dimension 3                                       Angivelse af dimension 3 (underdimension til dimension 2 – eks. art)
Tekst                                                 Angivelse af tekst til det som den angivne tid er forbrugt til og som kunden kan forstå som faktureringstekst.

Timer                                                 Angivelse af tidsforbruget i timer

Fra kl.                                                Angivelse af starttidspunkt

Til kl.                                                  Angivelse af sluttidspunkt

Faktureres                                         Angives antal timer til fakturering

 

Fravær

Dato                                                   Angivelse af den dato fraværet startede.

Lønart                                                Angivelse af fraværets lønart.

Tekst                                                 Angivelse af tekst til fraværet.

Timer                                                 Angivelse af det antal timer fraværet omfattede den første fraværsdag også hvis det er en hel dag.
Hvis man har været til tandlægen 1 time, så skrives 1 time.
Har i haft ferie i 2 dage, så skal I skrive 8 i feltet, som svarer til de normale arbejdstimer den første fraværsdag.

Afsluttet den                                     Angivelse af fraværets sidste fraværsdato er lig startdato på 1dags fravær.

Dage                                                  Antal arbejdsdage fraværet omfatter

 

Km-penge

Dato                                                   Angivelse af den dato transporten blev gennemført.

Lønart                                                Angivelse af transport lønart

Dimension 1                                       Angivelse af dimension1 (eks. projekt)

Dimension 2                                       Angivelse af dimension 2 (underdimension til dimension 1 – eks. aktivitet)

Dimension 3                                       Angivelse af dimension 3 (underdimension til dimension 2 – eks. art)
Tekst                                                 Angivelse af tekst til det som den angivne tid er forbrugt til og som kunden kan forstå som faktureringstekst.

Fra lokation                                        Angivelse af startlokationen

Til lokation                                          Angivelse af slutlokationen

Km                                                     Angivelse af det antal kilometer der er blevet kørt.

Faktureres                                         Angivelse af det antal enheder der skal faktureres kunden.  Det er sædvanligvis 2 (1 enhed frem og 1 enhed tilbage).

 

 

Diæter

Dato                                                   Angivelse af den dato diæten vedrører.

Lønart                                                Angivelse af diæt lønart

Dimension 1                                       Angivelse af dimension1 (eks. projekt)

Dimension 2                                       Angivelse af dimension 2 (underdimension til dimension 1 – eks. aktivitet)

Dimension 3                                       Angivelse af dimension 3 (underdimension til dimension 2 – eks. art)
Tekst                                                 Angivelse af tekst til den opgaven som diæten vedrører.

Timer                                                 Angivelse af tidsforbruget i timer
                                                          Ved døgndiæter angives 1 enhed.

Fra kl.                                                Angivelse af starttidspunkt

Til kl.                                                  Angivelse af sluttidspunkt

Dage                                                  Benyttes ikke

Faktureres                                         Angives antal timer til fakturering

Udlæg

Dato                                                   Angivelse af den dato udlægget blev foretaget.

Lønart                                                Angivelse af udlægs lønart

Dimension 1                                       Angivelse af dimension1 (eks. projekt)

Dimension 2                                       Angivelse af dimension 2 (underdimension til dimension 1 – eks. aktivitet)

Dimension 3                                       Angivelse af dimension 3 (underdimension til dimension 2 – eks. art)
Tekst                                                 Angivelse af tekst til udlægget

Beløb                                                 Angivelse af udlægsbeløbet

Valuta                                                Angivelse af udlægsvaluta

Godtgørelser

Dato                                                   Angivelse af den dato godtgørelsen er udregnet/vedtaget/ønskes udbetalt.

Lønart                                                Angivelse af godtgørelses lønart

Dimension 1                                       Angivelse af dimension1 (eks. projekt)

Dimension 2                                       Angivelse af dimension 2 (underdimension til dimension 1 – eks. aktivitet)

Dimension 3                                       Angivelse af dimension 3 (underdimension til dimension 2 – eks. art)
Tekst                                                 Angivelse af tekst til godtgørelsen

Beløb                                                 Angivelse af godtgørelsesbeløbet

Valuta                                                Angivelse af godtgørelsesvaluta

Relaterede opgaver:
Send dine registeringer til godkendelse
Rediger registreringer
Rediger afviste registreringer
Rediger godkendte registreringer

Relaterede formularer:
Sekretærregistrering
Godkendelse
Personlige oplsyninger
Lønperioder

Lønsedler
Mulighed for at se egne lønsedler og dokumenter i tilknytning til ens ansættelsesforhold som virksomheden har valgt at placere i portalen.

Felter
Oprettet                                             Dato for oprettelse
Beskrivelse                                       Beskrivelse af dokumentet / lønsedlen.


Relaterede opgaver:
Import af lønsedler og andre dokumenter

Løndata
Her kan medarbejderen se sin egne løndata (historik) fra tidligere registreringer som er blevet lønbehandlet.

Felter
Info                                                    Viser alle data til en post/registrering
Dato                                                   Dato for posten (for fravær vises startdatoen)
Lønart                                                Lønart for posten
Dimension 1                                       Dimension 1 for posten
Tekst                                                 Tekst til posten
Antal                                                  Antal pr. kategori : Time/antal,  Fravær/timer, Km-penge/km, Diæter/timer, Godtgørelser/beløb, Udlæb/beløb.

Relaterede opgaver:
Se dine km-penge for en given lønperiode.

Meddelelser
Her kan du sende og modtage meddelelser til/fra portalens medarbejdere. Du kan samtidig sende eksterne meddelelser (mail)  til portalens medarbejdere og til andre eksternt som ikke er medarbejdere i portalen.
Meddelelserne benyttes også i godkendelsesfunktionen ved afvisning og rettelse af poster samt ved rettelse af poster i sekretærfunktionen i det hele taget hvis en post rettes af en anden bruger der sidst har rette den.

Felter
Modtager(e)                                      Man kan sende internt i portalen ved at angive initialerne på den der skal sendes til. Man kan også angives en mailadresse til eksternt brug.
Hvis man angives en ekstern mailadresse skal man angive at meddelelsen skal sendes eksternt eller bliver den ikke sendt. Hvis man angiver medarbejdernes initialer og angiver send via email da vil de udover at sende i porateln også sende til den mailadresse som er angivet på medarbejderen i portalen.
Cc                                                      De modtager som skal modtage en kopi.
Bcc                                                    De modtagere der skal modtage kopi uden andre kan se de har modtaget kopi.
Emne                                                 Emnet til meddelelsen
Prioritet                                              Valg af prioritet meddelelsen skal sendes med lav, mellem og høj
Send via email                                   Angiv ved afkrydsning om meddelelsen skal sendes via internettet til eksterne mailadresser.
Tekst                                                 Meddelelsestekst.

Relaterede opgaver:
Afvis

Godkend
Ledere og godkendere kan godkende registreringer for de medarbejdere de er leder eller godkender for der vises kun de lønarter der skal godkendes. Poster der ikke er sendt til godkendelse kan ikke godkendes men de kan ses i oversigten.
Efter godkendelse ligger registreringer klar til overførsel til andre eksterne systemer f.eks løn- og ERP-system.
Ved afvisning kan brugeren se, at lederen har afvist registreringen med en begrundelsestekst og registreringen kan rettes af lederen eller medarbejderen - alt efter hvordan man har valgt at opsætte portalen.
Præsentationen af registreringer til godkendelse vises pr. medarbejder man skal godkende for.
Lederlønarter skal ikke godkendes da de kun kan registreres af ledere og de vil ikke blive vist i dette billede da de automatisk er godkendt.

Felter
Medarbejder                                     




                                                          .

Relaterede opgaver:

Slet

Afvis

Godkend


Sekretær
Registrering for andre medarbejdere (brugere). Det vælges på medarbejder/persondata-formularen, hvem der er ens sekretær og det kan medarbejderen selv gøre eller de person der har adgang til alle medarbejdere i portalen. Ledere er automatisk sekretærer sammen med lønbogholdere.

Felter
Medarbejder                                      .





Lønperioder
Her arbejdes med de lønperioder, som skal sikre at data til en given lønperiode indeholder de korrekte data.
Der kan angives datointervaller for perioden som denne lønperiode overfører data for.

Eksporter lønperiode
Knappen overfør exporterer data fra portalen i forhold til den lønperiode som man overfører for. Filerne placeres i folderen \portalexportdata og der dannes to filer varialbleData.txt og absenceData.txt i denne folder.

Se eksport lønperiode i afsnittet eksporter lønperiode

Inden en lønperiode overføres skal lønperioden låses. En låsning betyder at alle godkendte poster i den angivne periode bliver låst for redigering og er klar til overførsel. Overførslen kan foretages flere gange og når den er ok kan man overføre data til løndata (historik) på knappen afslut.

Afslut overfører de låste registreringer i den angivne periode til løndata (løndata kan eksporteres via eksporter løndata).

Når en lønperiode oprettes vil den være åben.


Medarbejdere
Denne formular indeholder samme data som persondataformularen – forskellen er at denne formaular indeholder en oversigt med alle medarbejdere og at man i denne formular kan vedligeholde leder og godkender samt billede.

Oversigten indeholder følgende :
Felter
Markering
Rediger post
Lønid
Mavn
Sekretær
Godkender
Leder
Stedfortræder
Bruger
Aktiv

Brugere
Der kan ændres adgangskode og adgang til systemet af de brugere, der har adgang til denne formular.
Oversigten indeholder følgende :
Felter
Markering                                         
Rediger post                                     
Bruger                                              
Navn                                                 
Aktiv                                                 
Lønningsbogholder                          
Medarbejder                                     

Ved rediger post og ny post vil følgende felter kunne ses:

Felter
Bruger                                              
Adganskode
Bekræft adgangskode
Fornavn
Efternavn                                         
Aktiv                                                 
Lønningsbogholder                          
Medarbejder
Adgangsgrupper

Relaterede opgaver:
Aktiver
Deaktiver


Lønarter
Her kan man forespørge og vedligeholde alle lønarter.

Felter
Lønart                                                Lønartsidentifkation – ved overførsel til lønsystem bliver der overført til denne lønartsidentifikation.
Kategori                                             Følgende kategorier kan vælges Timer, Fravær, udlæg, Km-penge, godtgørelser, diæter og svarer til de registeringstyper der findes i portalen.
Beskrivelse                                       Beskrivelse som vises bed registrering til brugerne.
Skal godkendes                                 Markering af hvis lønarten skal godkendes af leder eller godkender angives det her.
Kan kun registreres af ledere           Markering af hvis denne lønart kun kan registeres af ledere.


Telefonliste
Telefonliste med søgefacilitet

Felter
Medarbejder                                      .                                                        




Adresseliste
Adresseliste med søgefacilitet. Se omstående oversigt, hvor billeder, private- og arbejdsmæssige adresser og kontaktoplysninger fremgår sammen med muligheder at søge på navn, del af navn eller løn-id m.m.

Felter
Medarbejder                                      .





Løndata
Oversigt som nedenstående hvor det er muligt at søge detaljer frem om lønperioder, lønarter, lønperioder, samt lave opslag i forbrugt tid, fravær, udlæg, kilometerpenge, diæter m.v.

Felter
Medarbejder                                      .





Ledelse
Der er her adgang til at søge og danne rapporter over diverse statistikker, ledelsesinformation, oversigter, organisationsplaner, ferieregnskaber, afspadsering, overtid, effektivitet, udfaktureringsgrad.

Felter
Medarbejder                                      .





Eksporter løndata
Angiv den sidste dato som du vil have overført til historik og aktiver knappen ”Dan eksportfil”. Derefter vil en fil bliver eksporteret til folderen \portalexportdata og der dannes en fil med navgivningen AccountingData.ÅÅÅÅMMDDHHMMSS.txt (filnavnet som der dannes vil blive vist på skærmen efter teksten filnavn).

Se eksport af løndata  i afsnittet eksporter lønhistorik.

Import af lønsedler
Import af lønsedler foretages ved at der startmenuen i Windows Programmer/tilbehør startes programmet Kommandoprompt.
Herfra startes bat-filen som er beskrevet her.
Denne bat-fil kan på sigt indbygges som en del af at danne lønsedler.

Import af medarbejdere fra Epos-Løn og HR system
Medarbejdere kan oprettes og vedligeholdes i Epos-Løn og HR-systemet, hvis man som virksomhed ikke ønsker at vedligeholde medarbejderens data i portalen. Ellers kan denne overførsel benyttes ved etablering af data til portalen (se kom godt i gang).